退修意见写不好，作者要么改不动，要么改得面目全非，最后还是编辑自己返工。写了十年，我总结出几条。

一、先给结论，别让作者猜
开头一句话说清楚：是退修还是退稿，是大改还是小改，需不需要重新送审。作者最怕的是读完三段话，还不知道自己该不该动手。

二、把意见分成“必须改”和“建议改”
两类混在一起，作者容易把建议当命令、把命令当建议。我的做法是分栏列出：A 类是必须落实的，不改不能发；B 类提给作者参考，采不采纳由作者定。分好之后，A 类一般不超过八条，再多就说明稿子该退了。

三、每条意见给出位置和理由
只说“此处表述不妥”没有用，作者找不到“此处”。要写清页码、段号和原文，再写为什么改，比如“第 3 页第 2 段引用的数据出处不明，按本刊要求须补注文献”，这样作者才知道改哪里、为什么改。

四、不替作者写，但可以给方向
编辑的活儿是提要求，不是代笔。与其直接改写一段，不如说明这一段的问题在哪、期望达到什么效果，让作者自己找路径。真要示范，也只给一两句，并注明“供参考”。

五、给明确期限和联系人
返稿期限写具体日期，不写“尽快”；联系人写姓名和邮箱，不写“编辑部”。作者知道找谁，来回就少两轮。

最后一条：意见写完自己读一遍。如果读完都不知道该怎么改，那就是没写清楚，重写。