编辑部最常见的麻烦，往往不是审稿意见写得不好，而是信息在流转里丢了：作者换了手机号找不到人、二审意见写在邮件里、三审签过字的纸不知道塞哪去了。这些多半不是人粗心，是审稿单没设计好。我们改过三版，现在是这个样子。

一、一稿一号，编号先落地
稿子一进来就给编号，格式是“年份-期号-序号”，比如 2025-03-017。后面所有的登记表、审稿单、校样、稿费单都用这个号来指代，不写作者姓名。姓名会重复，编号不会。这一条最不起眼，却是后面所有追溯的基础。

二、必填项只留十二个
我们试过三十多项的大表，结果没人愿意填。现在砍到十二项：稿件编号、题名、作者与联系方式、来稿日期、字数、基金项目、初审人、复审人、终审人、三个审级意见、处理结论、通知作者日期。其余信息要查再查，不放进主表。

三、三个审级分区，别混在一栏
初审看内容价值和规范性，复审看导向与结构，终审定取舍。三栏分开，各自签字、各自写日期。混在一栏的结果，往往是后一审照抄前一审的意见，等于白审。

四、痕迹一定要带时间
每个环节写清楚“谁、什么时候、做了什么”。稿子压在谁手里，看一眼表就知道。我们用共享表，超期三天标黄、七天标红，不用开会催。

五、电子化以后的两条规矩
一是审稿意见只写在系统里，不用微信和邮件传，避免版本对不上；二是每周导出一次快照存档，防止误删。

说到底，审稿单不是为了留档，是为了让一篇稿子的来龙去脉随时能查、责任随时能追。